5 Redenen om een personeelsdossier bij te houden

Mijn vader, Bram Dubbeld, zei het al: ‘Ik wens je veel personeel.’ Dan bedoelde hij dat personeel zorgt voor toestanden. Dat hoeft natuurlijk niet. Maar het kán wel. Vandaar dit blog waarin ik uitleg dat ook kleine ondernemingen op formele wijze een personeelsdossier bij moeten houden.

Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt als kleine ondernemer met een paar man personeel. Het lijkt ook niet zo sympathiek want je kent je eigen mensen door en door, weet hoe ze functioneren en waar hun kwaliteiten liggen voor jouw bedrijf. Waarschijnlijk heb je zelfs een persoonlijke band met ze. Maar toch zijn er redenen om een personeelsdossier op te bouwen.

1. Een goed opgebouwd personeelsdossier is cruciaal bij het verbreken van een arbeidscontract op basis van disfunctioneren. Sinds de Wet werk en zekerheid (2015) toetsen rechters het dossier aan de hand van strikte criteria. Met de komst van de Wet arbeidsmarkt in balans per 1 januari 2020, krijgen rechters meer ruimte om een ontbindingsverzoek te beoordelen. Toch blijft een goed opgebouwd personeelsdossier belangrijk.

2. ‘Arbeidsmarkt in balans’ maakt het mogelijk om meerdere redenen voor ontslag te combineren. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat er deels sprake is van disfunctioneren en deels van een verstoorde arbeidsverhouding. De rechter kan dan toch voldoende reden zien voor ontslag. Het disfunctioneren moet wel nog steeds uit een personeelsdossier blijken. Als het er echt op aankomt, sta je met een goed personeelsdossier een stuk sterker.

3 Formeel bijhouden wat er speelt is cruciaal. Een rechter weigert een ontslagaanvraag namelijk wanneer er geen goed dossier is opgebouwd. En dan? Dan ben je als werkgever nog maanden kwijt met het in orde krijgen van het dossier, met een disfunctionerende en waarschijnlijk ongemotiveerde medewerker. Dit kost je veel tijd, misschien zelfs een paar nachten slecht slapen en het zal niet bevorderlijk zijn voor de sfeer binnen je bedrijf.

4. 198. Dit zijn het aantal dagen dat iemand met een burn-out gemiddeld afwezig is. En wat kost je dat nou als werkgever? Veel. Het is waarschijnlijk nog veel meer, als je de kosten voor vervanging, gemaakte fouten en werk dat blijft liggen ook meerekent. Het is dus ook daarom belangrijk om werkstress te herkennen en hierop te anticiperen, zodat je kan voorkomen dat je medewerker een burn-out krijgt. Het is natuurlijk vooral voor de getroffen medewerker vreselijk om mee te maken, maar het heeft ook invloed op de directe collega’s die zijn of haar werkzaamheden moeten overnemen. Zeker in een klein bedrijf kan zoiets de werkdruk onder de anderen behoorlijk verhogen. Dus hou goed bij wat er speelt bij je mensen en anticipeer op tijd. Daar helpt een dossier bij.

5 Het vinden, aannemen en ‘up to speed’ krijgen van nieuwe medewerkers kost veel tijd. En geld. Je wil je medewerkers dus graag binden en boeien. Hoe zorg je er nou voor dat je meeste succesvolle medewerkers graag bij jouw bedrijf willen blijven werken, en niet bij je concurrent? Dat heeft alles te maken met je personeelsbeleid en de kennis die je hebt van je mensen. En daar helpt een dossier echt bij.

Ron Dubbeld